martes, 11 de diciembre de 2012

Dimensions in Close Income Statement Batch Job

Hi all!
Close Income Statement Batch Job is used to transfer the year's result to an account in the balance sheet and to close the income statement accounts, for example 6010001 account.
Suppose that when the fiscal year begins, the 6010001 account hasn’t any default dimension and G/L entries are posted without a dimension code. Then, at mid year someone decides that DPTO dimension for this account must have a dimension value when posting:





If so, when you execute the Close Statement Batch Job and you don't select DPTO dimension in "Close by dimensions" option, the system returns an error message:




The following G/L Accounts have mandatory dimension codes that have not been selected: 601001
In order to post to these accounts you must also select these dimensions: DPTO
Do you want to continue?


 

The message is clear, you have to select DTPO dimension in "Dimensions field":


Once you click the OK button:
A dimension used in Gen. Journal Line GENERAL, PREDET., 30000 has caused an error. Select a Dimension Value Code for the Dimension Code DPTO for G/L Account 601001.



What exactly happens?

Well, the batch job processes all G/L accounts of the income statement type and creates entries that cancel out their respective balances. These new entries are placed in the journal selected and are automatically posted.


For the 6010001 account, the program creates a journal line that will be the sum of all the G/L entries without DPTO dimension. When the program try to post this line and checks the mandatory dimension set up for this account, returns the error message.

As you can see, Code Mandatory in the Default Dimension of the 601001 account it’s not a correct option in order to post correctly the “Close Income Statement Batch Job”. You can fill in blank the Value posting in the Default dimension, post the “Close Income Statement Batch Job” and fill Value posting again. The next entries in the new fiscal year will have DPTO dimension sure!

Hope be useful!

viernes, 30 de noviembre de 2012

La dimensión util. en Lín. diario general GENERAL, PREDET., 30000 ha causado error. Selecc. Cód. valor dimensión para el Cód. dimensión DPTO para Cuenta 6010001.


¡Hola de nuevo!
Este post trata sobre un error que puede aparecer al registrar el asiento de regularización.

Durante el año 2012 se han registrado apuntes en la cuenta 6010001 sin informar dimensión, pero en un momento dado se ha decidido que la dimensión DPTO debe ser obligatoria. El administrador del plan contable ha configurado esta nueva condición en la cuenta contable del siguiente modo:
 


A partir de este momento, durante el año 2012 se han registrado apuntes en la cuenta 6010001 informando la dimensión DPTO.

¿Qué sucede al regularizar el periodo 2012?


Si no se cierra el periodo fiscal por dimensión DPTO, es decir no se informa la casilla Dimensiones, aparecerá el siguiente mensaje de aviso al ejecutar la regularización:

No se han seleccionado los códigos de dimensión obligatorios en las siguientes cuentas: 6010001
Para realizar un registro en estas cuentas también debe seleccionar las siguientes dimensiones: DPTO
¿Desea continuar?


Es decir, se ha detectado que la cuenta 6010001 tiene predeterminada la dimensión DPTO de forma obligatoria y antes de lanzar la regularización es necesario indicar que cerraremos el periodo fiscal por la dimensión DPTO:



Al lanzar de nuevo el proceso, esta vez aparece un mensaje de error diferente al anterior:

La dimensión util. en Lín. diario general GENERAL, PREDET., 30000 ha causado error. Selecc. Cód. valor dimensión para el Cód. dimensión DPTO para Cuenta 6010001.



El sistema regulariza por dimensiones, pero una serie de apuntes fueron registrados sin código de dimensión. Estos apuntes son "copiados" al diario y sección que se indicaron en las opciones. Se copian sin dimensión DPTO porque fueron registrados sin dimensión, por tanto al intentar ser registrados el sistema detecta que la dimensión DPTO (configurada como obligatoria en la ficha de la cuenta) no está informada, y es entonces cuando aparece el mensaje de error anterior.

¿Cómo hay que regularizar en este caso?

Irremediablemente, será necesario eliminar la obligatoriedad de la dimensión predeterminada en la ficha de la cuenta 6010001.


Un saludo y hasta pronto!

@MsgDynNav

sábado, 24 de noviembre de 2012

The fiscal year does not exist

Hi all!

You can find the following error message printing reports:


The fiscal year does not exist




What does it mean? The fiscal year hasn't been created?
Don't worry, it only means that you have to specify a "Filter date" as a parameter before clicking the Preview button.
For example, the 'Trial Balance' report needs a "Filter date", as you can see in the image:





Hope be useful!
Bye!

;)


@MsgDynNav

No existe el ejercicio.

¡Hola de nuevo!

A veces intentamos imprimir un informe y aparece el siguiente mensaje de error:

No existe el ejercicio.



Este mensaje puede aparecer por ejemplo al imprimir el informe 'Balance de sumas y saldos'.

En cualquier caso, esto no significa que el ejercicio contable no está creado. Lo que sucede es que el informe ha de solicitarse indicando un filtro de fechas, y si olvidamos este parámetro aparece el mensaje de error.

Siguiendo con el ejemplo del 'Balance de sumas y saldos', indicaríamos el filtro de fechas tal y como indicamos en la siguiente imagen:




¡Hasta pronto!

;)


@MsgDynNav

martes, 23 de octubre de 2012

This function checks the consistency of and completes the Chart of Accounts

Hi all !
In the Chart of Accounts page there's a process called "Indent Chart of Accounts".
If you execute it, the system not only indents the descriptions of the accounts, but also prints in bold the "totaling" accounts (classic version only) and checks some account fields.
This is the warning message and the list of checks returned by the system when you click "Indent Chart of Accounts":



This function checks the consistency of and completes the Chart of Accounts:

- Checks that a corresponding heading account exists for every posting account.
- Checks that all accounts comply with the Chart of Account account length requisites.
- Assigns values to the following fields: Income/Balance/Capital, Account Type, Indentation, Totaling and Debit/Credit.
- Checks that an Adjustment Account exists for every account of the Income Statement and Capital types.


Do you wish to check the Chart of Accounts?



Chart of accounts page:



Don't forget to use it!

Hope be useful!

sábado, 13 de octubre de 2012

Test plan de cuentas

Hola de nuevo!

Fíjate en el siguiente mensaje, tal vez te interesa realizar una comprobación del plan contable como la siguiente:


Se comprueba para el plan de cuentas que:
- Cada cuenta auxiliar tiene su correspondiente cuenta de mayor.
- Cada cuenta tiene la longitud adecuada.
- Seasignan los valores a los campos siguientes: Comercial/Balance/Patrimonio neto,Tipo cuenta, Indentar, Sumatorio y Debe/Haber.
- Las cuentas de ingresos y gastos y patrimonio tienen una cta. regularización asignada.
¿Confirma que desea comprobar el plan de cuentas?




Además se identarán los nombres de las cuentas y en la versión clásica de Dynamics NAV las descripciones de las cuentas de Mayor aparecerán en negrita.

Si quieres realizar un test del plan de cuentas, es necesario ejecutar el proceso "Test plan de cuentas" desde el plan contable:





¡Hasta pronto!

miércoles, 10 de octubre de 2012

You must specify Statistics Period in Intrastat Jnl. Batch Journal Template Name='INTRASTAT',Name='GENERICO'.


Hi all!
The following error message can occurs when you try to execute the "Get Entires" process from the Intrastat journal:


Classic version:

You must specify Statistics Period in Intrastat Jnl. Batch Journal Template Name='INTRASTAT',Name='GENERICO'.


Role Tailored version:

Statistics Period must have a value in Intrastat Jnl. Batch Journal Template Name=ITRASTAT, Name=GENERICO. It cannot be zero or empty.




It means that the "Statistics Period" field in the Intrastat Jnl. Batch is empty. You must enter here the year and month that apply to the intrastat journal batch, for example:
For the intrastat journal batch for May in year 2012, enter 1205:




Next time you click the "Get Entries" button, the program will set Starting and Ending date to the Intrastat Journal window automatically:



Hope be usefull!
See you soon!

martes, 9 de octubre de 2012

Especifique Periodo estadístico en Sección diario Intrastat Nombre libro diario='INTRASTAT',Nombre='GENERICO'.

¡Hola a tod@s!

Este mensaje de error puede aparecer cuando intentamos ejecutar el proceso "Traer movs." en el diario de Instrastat:

En versión clásica el mensaje dice:

Especifique Periodo estadístico en Sección diario Intrastat Nombre libro diario='INTRASTAT',Nombre='GENERICO'.

Y en versión Role Tailored:

Periodo estadístico debe tener un valor en Sección diario Intrastat: Nombre libro diario=INTRASTAT, Nombre=GENERICO. No puede ser cero ni estar vacío.



Significa que no hemos informado el periodo de tiempo para el que queremos calcular la declaración. Este periodo debe informarse en la Sección del diario, campo "Periodo estadístico", indicando cuatro dígitos: los dos primeros correspondientes al año y los dos siguientes al mes.
Por ejemplo, para indicar septiembre de 2012, se informará 1209.




De esta forma, al ejecutar de nuevo el proceso "Traer movs.", aparecerá una ventana en la que automáticamente tendremos informadas las fechas de inicio y fin de la declaración.




¡Hasta pronto!

lunes, 8 de octubre de 2012

Account Type or Bal. Account Type must be G/L Account or Bank Account.

Hi all!

The following error appears when you try to create a unique journal line using a Customer and a Vendor account.

Account Type or Bal. Account Type must be G/L Account or Bank Account.


Role Tailor version:



Classic version:




 You have to create two journal lines, the first one from the Customer to an intermediate G/L Account or Bank and the second one from the intermediate G/L Account or Bank to the Vendor.


Hope be useful,
See you soon!

miércoles, 26 de septiembre de 2012

Tipo mov. o Tipo contrapartida deben ser de tipo Cuenta o Banco.

Hola a tod@s!

¿Trabajas con una referencia que es a la vez Cliente y Proveedor?
¿Necesitas hacer un traspaso de saldo de la ficha de un Cliente a la ficha de un Proveedor?

En ese caso, nunca podrás hacerlo directamente con una única línea de diario, siempre deberás crear dos líneas, una para Cliente y otra para Proveedor. La contrapartida de las dos líneas será la misma, ya sea una Cuenta ó un Banco.

Si intentas hacerlo con una única línea, aparecerá el siguiente mensaje de error:

"Tipo mov. o Tipo contrapartida deben ser de tipo Cuenta o Banco."

Versión Role Tailored:



Versión clásica:



Hasta pronto!

domingo, 23 de septiembre de 2012

Once the fiscal year is closed it cannot be opened again, and the periods in the fiscal year cannot be changed.

Hi all!

Before close the income statement accounts, you have to close the fiscal year from the Financial Management menu / Periodic Activities / Fiscal Year / Accounting Periods:



When you select the "Close Year" process from the "Accounting Periods" page you receive the following message:


This function closes the fiscal year from 01/01/12 to 31/12/12. Once the fiscal year is closed it cannot be opened again, and the periods in the fiscal year cannot be changed.
Do you want to close the fiscal year?






What does it mean?
Well, it only means that, if you confirm the message, the year cannot be re-opened and the accounting periods cannot be changed, but if you need to post G/L entries in the closed period you can do it.

Hope be useful!
See you soon!










viernes, 21 de septiembre de 2012

Cuando se ha cerrado un ejercicio no se pueden cambiar los periodos que lo componen ni se puede volver a abrir.


Hola de nuevo!

Antes de registrar el asiento de regularización, es necesario cerrar el ejercicio desde el menú Gestión financiera / Actividades periódicas / Ejercicio / Periodos contables



Al ejecutar el proceso "Fijar cierre" aparece un mensaje de advertencia como el siguiente:

Esta función cierra el ejercicio comprendido entre 01/01/12 y 31/12/12. Cuando se ha cerrado un ejercicio no se pueden cambiar los periodos que lo componen ni se puede volver a abrir.
¿Confirma que desea cerrar el ejercicio?


¿Significa esto que no será posible registrar un apunte con fecha 2012 si cerramos el ejercicio?
La respuesta es NO.

Vamos poder seguir registrando apuntes con fecha 2012 siempre y cuando no exista un límite de registro por fechas.
Realizando este proceso, únicamente estamos marcando la columna Cerrado en la tabla de periodos contables, imprescindible para que a continuación podamos registrar el asiento de regularización.


Hasta pronto!

miércoles, 19 de septiembre de 2012

Direct Posting must be equal to 'Yes' in G/L Account: No.

Hi all!

In Journal lines and document lines, you can enter the number of the account you want to post to. Sometimes, the system can return the following error message:


Role Tailored version:
Direct Posting must be equal to 'Yes' in G/L Account: No.=6000001. Current value is 'No'.



Classic version:
Direct Posting must be Yes in G/L Account No.='6000001'.



Look at "Direct Posting" field in the account card:


In this case, "Direct Posting" field has not a check mark, so you will not be able to post directly to this G/L account.
An example of indirect posting is the automatic VAT entry (or entries) that appears in a receivables account when you post to a customer.


REMEMBER:

- By default, when you create a new account card, "Direct Posting" field has not a check mark.


Hope be useful,

See you soon!

Entrada directa debe ser igual a 'Si' en Cuenta: Nº


Hola de nuevo!

El siguiente aviso de error puede aparecer al indicar una cuenta en una línea de diario o documento, es decir, al tratar de registrar en la cuenta de manera directa.

En versión Role Tailored:
Entrada directa debe ser igual a 'Si' en Cuenta:Nº=6000001. El valor actual es 'No'.



Y en versión clásica:
Entrada directa debe tener el valor Sí en Cuenta Nº='6000001'.



Veamos este campo en la ficha de la cuenta (6000001 en el ejemplo):


En este caso, la cuenta 6000001 es la cuenta de compras asociada al Grupo contable negocio NACIONAL y se quiere evitar registrar un apunte directamente. Por esta razón no se ha marcado la opción "Entrada directa" en la ficha de la cuenta.

RECUERDA:

- Para asegurar que el saldo en las fichas de clientes, coincida con el saldo de la cuenta contable de clientes, es conveniente no marcar Entrada directa en la cuenta de clientes.

- Al crear una cuenta contable, por defecto "Entrada directa" está desactivado.

Hasta pronto!

martes, 4 de septiembre de 2012

You cannot change Costing Method because there are one or more ledger entries for this item.

Hello again!

"Costing method" field in the Item card can't be modified if the Item has at least one item ledger entry. Even if the Inventrory field is zero, when you try to change the "Costing method" value, the system returns the following error message:

"You cannot change Costing Method because there are one or more ledger entries for this item."

Role tailored version:


Classic version:


SO REMEMBER:

- Choosing a Costing Method is an important company decision.  You have to know the differences between FIFO, LIFO, Average, Specific and Standard.

- The default value of "Costing method" field when you create a new Item card is FIFO, but you can associate it to the Item category code.

Hope be useful, have a nice day!

lunes, 27 de agosto de 2012

No se puede cambiar el producto Valoración existencias porque tiene movimientos pendientes.

Hola de nuevo a tod@s!

Al modificar el campo “Valoración existencias” de un producto, el cual ya tiene al menos un movimiento de producto asociado, aparece el siguiente mensaje de error:

"No se puede cambiar el producto Valoración existencias porque tiene movimientos pendientes."

En versión Role Tailored:




En versión clásica:





Microsoft Dynamics NAV no permite modificar el valor del campo “Valoración existencias” de un producto. Este control se aplica incluso en aquellos casos en los que el Inventario del producto está a cero y/o se ha ejecutado el proceso de valorar stock, y tanto si existe movimientos pendientes de liquidar como si no.




RECORDAD:

- Es muy importante elegir bien el Método de valoración del stock antes de empezar a trabajar con productos, puesto que a posteriori no es posible modificarlo. La decisión debe tomarse entendiendo bien la metodología elegida, las diferencias entre unas y otras y el resultado que se obtiene en función de si la opción es FIFO, LIFO, Especial, Medio o Estándar.

- Al crear una ficha de producto, por defecto el valor del campo "Método valoración" es FIFO.

- Es posible definir categorías de producto configurando grupos contables y el método de valoración según la categoría del producto, de esta forma al asignar en un producto el valor de "Cód. categoría producto", el método de valoración ya queda informado.



MÁS INFORMACIÓN:

- Os dejo los siguientes links con información acerca de los métodos de valoración, así como de la herramienta que permite detectar y corregir errores en costes. Seguro que os será útil:

Costes y métodos de valoración:

Herramienta para la detección y corrección de errores en costes:

Hasta pronto!


viernes, 27 de julio de 2012

Period Trans. No. must have a value in G/L Register

Every time you post in the General Ledger, the system creates a register in the “G/L Registers” table. There you can find the “Period Trans. No.” field, which shows the definitive transaction number in the printing of the official books.





What do you have to do If the system returns the following error message when you print  the “Account – Official Acc. Book”?

Period Trans. No. must have a value in G/L Register: No.=56. It cannot be zero or empty.



Look at the G/L Register page, as you can see, “Period Trans. No.” is in blank.





From the "G/L Register" page, you have to run the “Set period Transaction No.” function:




Then you have to fill in the Posting date filter, the range of dates corresponding  to the accounting period for which you want to assign the period transaction number.


You can repeat the process for the same accounting period if you have added new accounting entries since the last time you ran the “Set period Transaction No.” function.

Remember:

In the classic version the “G/L Register” form is situated in the Financial Management menu / General Ledger / History / Registers



Hope be useful, see you soon!