Eliminar un documento registrado ¿...?

Hola a tod@s!

Navision no permite eliminar una factura registrada, pero ¿se puede intentar? Yo lo he probado en una empresa de pruebas, en "Cronus España", y esto es lo que sucede:

Me sitúo sobre el documento registrado (factura de venta), lo intento eliminar y aparece un mensaje similar a este:

"Nº copias impresas debe tener un valor en Histórico cab. factura venta: Nº=103055. No puede ser cero ni estar vacío."

Bien, no hay problema, lo imprimo al menos una vez.

De nuevo intento eliminar la factura y esta vez parece que lo he conseguido. Accedo a la lista de facturas registradas y el documento no está.

Aunque parezca que haya eliminado la factura, no es así. Si hago un Navegar con el Nº de documento 103055, veo que aparecen los movimientos de contabilidad, de cliente, de producto, de IVA, etc.. Esto sucede porque únicamente he eliminado el registro de cabecera y las líneas del documento registrado, pero los apuntes contables y el resto de movimientos se mantienen.

Conclusión: Si se registra una factura incorrecta, únicamente podemos anular sus efectos registrando un abono.

Y RECUERDA:

• Puedes crear fácilmente un abono, aprovechando la funcionalidad “Copiar líneas”, incluyendo la cabecera.

• Antes de registrar un abono, aprovecha para liquidarlo con la factura en cuestión (en caso de que todavía esté pendiente de liquidar), utilizando los campos “Liquidar por tipo” y “Liquidar por Nº documento” de la pestaña Facturación.

• Cualquier prueba o cualquier registro sobre el que tengas dudas, lo puedes realizar primero sobre una empresa de pruebas. Si no sabes como crear una empresa de pruebas, o careces de permisos para hacerlo, puedes pedir ayuda al administrador del sistema o a tu partner.

Un saludo y hasta pronto!

Documento borrado

Hola de nuevo!

¿Alguna vez te has encontrado con un mensaje parecido a este al intentar borrar un documento no registrado?

Si borra el documento se provocará una discontinuidad en la numeración de la serie de facturas registradas. Se creará una factura registrada en blanco 103057 para completar la misma.

¿Confirma que desea continuar?

El mensaje es claro, pero vamos a explicar porqué sucede:

Supón que estás intentando registrar una factura, pero aparece un mensaje de error porque falta el Nº de documento externo y la factura no se registra.

Aparentemente el sistema no ha realizado ningún cambio, pero no es así. En la cabecera del documento ha quedado informado el Nº de registro de la factura, y en consecuencia la numeración de facturas registradas se ha incrementado en una posición. Lo puedes comprobar accediendo a "Acerca de esta página" y   "Campos de tabla" (Zoom en la versión clásica), y viendo el valor de “Nº sig. factura”

Por lo tanto, si finalmente se elimina dicha factura, se produce un salto en la numeración de facturas registradas y para evitarlo el sistema crea una factura registrada con dicho número. Es una factura con una única línea que indica que se trata de un documento borrado, y por supuesto no tiene asociados apuntes contables o movimientos de stock:

RECUERDA:

o      Puedes evitar la creación de este "Documento borrado", accediendo al  “Nº sig. factura” de la factura para dejarlo en blanco. Esto permitirá que puedas borrar el documento sin más.  El problema es que, para no tener una discontinuidad, deberás registrar una factura con el número que has evitado, y habrá que hacerlo modificando el "Último número utilizado" de la serie de registro, y teniendo en cuenta la secuencia de fechas. Si tienes dudas, o no tienes acceso o permisos para realizar estas acciones consulta al administrador o a tu partner :)

Hasta pronto!

The first post

Hello world!

This is a blog for the users of Microsoft Dynamics NAV.

I'm going to explain those error messages that suddenly appear using Navision :)

Thanks for your time reading this blog. I hope that sometimes it could help you!

See you soon!


@MsgDynNav

Diarios periódicos: No hay nada que registrar.

Hola a tod@s!

¿Estás utilizando diarios periódicos y te aparece este mensaje cuando intentas registrar?:

"No hay nada que registrar."

Revisa la fecha de trabajo, verás que es anterior a la fecha de registro y el sistema interpreta que no ha llegado el día en que corresponde registrar.

SOLUCION

Si es necesario, este control puede saltarse fácilmente modificando la fecha de trabajo, o bien la fecha de registro del apunte.
Recuerda que esto sólo sucede en los diarios periódicos.

Un saludo y hasta pronto!

Grupo contable existencias y Cód. almacén

Hola de nuevo!

¿Trabajas con productos, indicando el código de almacén en cada transacción? ¿Alguna vez te has encontrado con un mensaje de error similar a este?:


No existe el/la Config. contab. existencias. Campos y valores identificativos: Cód. almacén='MENORCA',Cód. grupo contable exist.='MERCADERIA'

Lo habitual es que aparezca cuando se ha dado de alta un nuevo código de almacén (en el ejemplo MENORCA) y se va a registrar el primer movimiento de producto a dicho almacén.

El mensaje de error aparece porque falta crear la combinación de los grupos contables de existencias con el nuevo código de almacén. Para ello deberás acceder a la página "Config. contab. existencias":

Y ADEMÁS:


No es suficiente con crear la combinación del Grupo contable con el almacén, también es necesario indicar la "Cta. existencias", de lo contrario te aparecerá este mensaje:


Cta. existencias debe tener un valor en Config. contab. existencias: Cód. almacén=MENORCA, Cód. grupo contable exist.=MERCADERÍA. No puede ser cero ni estar vacío.

NOTAS:

-      Si trabajas con la versión clásica de Navision, podrás acceder al formulario "Config. existencias" desde el módulo Gestión financiera /  Configuración / Grupos contables


- Si tu versión es 3.70 deberás buscar este formulario en Configuración del menú Existencias. Y si tu versión es anterior a la 3.70 creo recordar que en este caso los almacenes no se combinan con los grupos contables. Por cierto, ¿no va siendo hora de hacer el cambio a NAV2009?. Consulta con tu partner para que te explique las ventajas! ;)




Un saludo y hasta pronto!

La función autosplitkey no encuentra una clave entre el registro actual y el anterior.

Hola a tod@s!

Este mensaje de error aparece cuando insertas una línea entre dos líneas existentes. Aparentemente puedes repetir esta acción una y otra vez, pero llega un momento en que aparece el error.

En la versión clásica de Dynamics NAV el mensaje es el siguiente:

“La función autosplitkey no encuentra una clave entre el registro actual y el anterior.”

Y en la versión Role Tailored:

“No se puede dividir la línea.”

Fíjate en la imagen anterior: en las líneas de un diario o de un documento existe la columna “Nº línea”, que sirve para dar un número a las líneas. El sistema informa este valor automática y secuencialmente  de 10.000 en 10.000

Por ejemplo, si creas tres líneas en un diario, la columna “Nº línea” será: 10.000, 20.000 y 30.000.

¿Qué sucede cuando insertamos una línea entre la 10.000 y la 20.000? Pues que la nueva línea tiene el número 15.000, es decir  a “medio camino” entre las dos.

¿Y entre la 10.000 y la 15.000? La nueva línea será la 12.500

¿Y entre la 10.000 y la 12.500? La nueva línea será la  11.250

Si continuamos, va a llegar un momento en que intentaremos insertar una nueva línea entre la 10.000 y la 10.001 y es entonces cuando aparece el error.

Por tanto, la acción de insertar una línea entre dos líneas existentes, tiene un límite.

Y ADEMÁS:

Si trabajas con la versión clásica de Dynamics NAV, en los diarios es posible seleccionar las líneas existentes, realizar un “Cortar” de las líneas e inmediatamente un “Pegar” de las mismas. Al insertar de nuevo todas las líneas el campo “Nº línea” se recalcula y reaparecen con una numeración que va de 10.000 en 10.000, con lo cual puedes continuar insertando registros en la posición que te interesa.

Alerta! Si estás en las líneas de un documento podrás hacer un “Cortar” de las mismas, pero no un “Pegar”, puesto que la acción no está permitida en este tipo de formularios. Por tanto este consejo no te sirve en las líneas de un documento.

No realices un “Cortar” de múltiples líneas con la idea de realizar un “Pegar”. Comprueba antes que funciona con una única línea!

Mensajes de error al registrar diario

Hola a tod@s!

Hoy voy a escribir acerca de tres errores que pueden aparecer al registrar líneas de diario.

Suponed que se trata de un apunte que no pretende generar movimientos de IVA ni apuntes adicionales de venta o compra, por ejemplo:

Fijaros que en este caso las columnas de "Grupo contable negocio" y "Grupo contable producto" están informadas, y aunque estén ocultas, es posible que las de "Grupo registro IVA neg." y "Grupo registro IVA prod." también lo estén.


En cualquier caso, es posible que al registrar aparezca alguno de los
siguientes mensajes de error:

1.- Verifique que todos los movimientos con el mismo Nº documento y un Grupo registro IVA neg. y Grupo registro IVA prod. tiene un Cliente/Proveedor asociado, verifique que todas las líneas con el mismo Nº documento no tiene asociado más de un Cliente/Proveedor, verifique que todas las líneas con el mismo Nº documento tiene el mismo valor en el campo Tipo documento: Factura, Abono o Documento interés

Este  error aparece cuando al menos una línea tiene asignado un valor en las columnas “Tipo IVA”, "Grupo contable producto" y "Grupo contable negocio" , o bien en “Grupo registro IVA neg.” y “Grupo registro IVA prod.”. El sistema interpreta que estamos intentando registrar una factura o abono y por ello nos pide un cliente o proveedor.

2.- Tipo IVA no debe ser   en Lín. Diario general: Nombre libro diario=GENERAL, Nombre sección diario=CAJA, Nºlínea=10000

En este caso el  error aparece porque la línea número 10000 tiene asignado un valor en las columnas "Grupo contable negocio" y "Grupo contable producto", o bien "Grupo registro IVA neg." y "Grupo registro IVA prod." pero "Tipo IVA" está en blanco. El sistema interpreta que deberá crear apuntes de ventas, compras, etc.. y para ello necesita conocer si el Tipo de IVA es de ventas o de compras.

3.- No existe el/la Config. Grupos registro IVA.  Campos y valores identificativos: Grupo registro IVA neg.=",Grupo registro IVA prod.="

En este caso el  error aparece porque al menos una línea tiene asignado un valor en la columna “Tipo IVA” pero "Grupo contable negocio" y "Grupo contable producto", o bien "Grupo registro IVA neg." y "Grupo registro IVA prod." están en blanco. El sistema interpreta que la intención del apunte es crear movimientos adicionales de venta o compra, y para ello necesita los grupos contables y de registro de IVA.

SOLUCIÓN:

- Suponiendo que el usuario no pretende en ningún caso generar movimientos de IVA o apuntes contables de compra o venta adicionales, la solución consiste en dejar en blanco las columnas: "Tipo IVA", "Grupo contable negocio", "Grupo contable producto", "Grupo registro IVA neg." y "Grupo registro IVA prod."




CONSEJOS:

- Para evitar que las cuentas a utilizar en un diario copien el valor de los grupos contables en el diario, puedes desactivar la opción “Copiar conf. IVA a lín. dia.” en la sección del diario.

- Si la intención del usuario es entrar una factura o abono por el diario, en lugar de utilizar el documento de Factura o Abono, la solución no consiste en dejar en blanco los grupos contables y de registro de IVA. Eso sería tema de otro post.

Y RECUERDA:


- Para conocer el número de línea de un diario, puedes hacer visible la columna "Nº línea"

- Si estás utilizando la versión clásica de Navision puedes mostrar columnas no visibles con Ver /Mostrar columna.

- Si estás utilizando la versión Role Tailored de Navision puedes mostrar columnas no visibles con la opción “Elegir columnas” que aparece al situarte sobre los nombres de las columnas y pulsando el botón derecho del Mouse.

Hasta pronto!