Period Trans. No. must have a value in G/L Register

Every time you post in the General Ledger, the system creates a register in the “G/L Registers” table. There you can find the “Period Trans. No.” field, which shows the definitive transaction number in the printing of the official books.

What do you have to do If the system returns the following error message when you print  the “Account – Official Acc. Book”?

Period Trans. No. must have a value in G/L Register: No.=56. It cannot be zero or empty.

Look at the G/L Register page, as you can see, “Period Trans. No.” is in blank.

From the "G/L Register" page, you have to run the “Set period Transaction No.” function:

Then you have to fill in the Posting date filter, the range of dates corresponding  to the accounting period for which you want to assign the period transaction number.

You can repeat the process for the same accounting period if you have added new accounting entries since the last time you ran the “Set period Transaction No.” function.

Remember:

In the classic version the “G/L Register” form is situated in the Financial Management menu / General Ledger / History / Registers

Hope be useful, see you soon!

 

Nº asiento periodo debe tener un valor en Registro movs. contabilidad

Hola a tod@s!

Cada vez que registras y se generan apuntes contables, se crea un registro en "Registro movs.contabilidad". En esta tabla queda informado un número de asiento, pero este número no es el que se utiliza a la hora de imprimir el informe "Libro diario oficial", ya que no es necesariamente consecutivo en fecha y número.

Para imprimir el "Libro diario oficial" se utiliza el valor de "Nº asiento periodo", y si intentas imprimir este informe en un periodo de fechas cuyo "Nº asiento periodo" está vacío, aparece el siguiente error:

Nº asiento periodo debe tener un valor en Registro movs. contabilidad: Nº=56. No puede ser cero ni estar vacío.

Para asignar un valor o renumerar el "Nº asiento periodo" deberás ejecutar el siguiente proceso desde la página "Registro movs.contabilidad":
Acciones / Acciones / Asignar nº asiento periodo:

En Fecha registro puedes indicar el periodo de fechas a renumerar, incluyendo el asiento de regularización (mediante la 'U'):

Ahora ya podrás imprimir sin problemas el "Libro diario oficial".


Hasta pronto!

Posting Date is not within your range of allowed posting dates

Hi all!

Look at the following error messages, what’s happening?

Posting Date is not within your range of allowed posting dates in Gen. Journal Line Template Name=’GENERAL’,Journal Batch Name=’CAJA’,Line No. =’10000’.

Posting Date is not within your range of allowed posting dates.

in Sales Header Document Type=’Order’,No.=’1026’

There’s a range established in order to avoid the post using a not allowed “Posting date”.

You have to check the following parameters:

Administration department / Application setup / Users / User Setup page:

For each user, there’s an “Allow Posting From” and  “Allow Posting To”. User ANA can post only from 01/01/2012 to 31/01/2012, meanwhile user ROSA can post from 01/01/2012 onward.

You also have to check “General Ledger Setup“ page. Maybe there’s a general control in the General FastTab.

You can access “General Ledger Setup” page in the Administration department / Application Setup / Financial Management / Finance.

Look at the following image:

User ROSA has not a “Allow Posting To” in the User setup page, but there’s a limit in the “General Ledger Setup”, so she will not be allowed to post from 01/01/2013 onwards.

IN  THE CLASSIC VERSION…

You have not pages. The “User Setup” form is also on the Administration Menu / Application Setup folder / Users folder

The “General Ledger Setup” form is on the Financial Management menu / Setup folder.

Hope be useful, have a nice day!

Fecha registro no está dentro del periodo de fechas de registro permitidas

Hola a tod@s!

¿Cuando aparece un error similar a los siguientes?

Fecha registro no está dentro del periodo de fechas de registro permitidas en Lín. diario general Nombre libro diario='GENERAL',Nombre sección diario='CAJA',Nº línea='10000'.

Fecha registro no está dentro del periodo de fechas de registro permitidas en Cab. venta Tipo documento='Pedido',N1='1026'.

Este tipo de error aparece al registrar un documento, o unas líneas de diario, cuando se ha establecido una fecha mínima y/o una fecha máxima de registro.

Generalmente este error aparecerá al comenzar un nuevo año, mes o periodo contable.

Los parámetros a revisar son los siguientes:

Por un lado, revisar si la acotación por fechas se ha definido a nivel de usuarios:

En la imagen anterior el usuario ANA puede registrar únicamente con fecha de Enero de 2012, mientras que el usuario ROSA puede registrar desde el 1 de enero en adelante. Para ello se han informado los campos "Permitir registro desde" y "Permitir registro hasta".

Es posible que a nivel de usuario no exista ninguna limitación, pero si a nivel general, en Configuración contabilidad:

En este caso, el usuario ROSA, a pesar de que a nivel de usuario no tenga una fecha máxima definida, no podrá registrar más allá del 31/12/2012, puesto que en Configuración contabilidad existe una limitación. Y en cuanto al usuario ANA, a pesar de que en Configuración contabilidad la fecha máxima sea 31/12/2012, no podrá registrar más allá del 31/01/12, puesto que tiene una limitación a nivel de usuario.

Y RECUERDA:

La configuración de usuarios en la versión clásica se encuentra en el menú Administración / Configuración de la aplicación / Usuarios / Configuración usuarios.

Mientras que la configuración de contabilidad se encuentra en el menú Gestión financiera / Configuración / Configuración contabilidad

Hasta pronto!

:) :) :)

The entered VAT Registration number is not in...

Hi all!

You can specify a format for the VAT Registration number for a Customer, Vendor, Bank or Contact account. So, if you enter a VAT Registration number that is not according to the format specified, the system will return a message error like this:

The entered VAT Registration number is not in agreement with the format specified for Country/Region Code ES.

The following formats are acceptable: ES########@, ########@

Classic version:

Role Tailored version:

Formats can be defined in the Country/Region page. For each line, you can access to "VAT Registration No. Formats" by clicking "Related Information".

Country/Region page:

This is the "VAT Registration No. Formats" page, where '#' defines a digit, '@' defines a letter, and '?' defines any character.

When you enter the VAT Registration No. field in a Customer account,  the program also checks that the number entered has not already been entered for another Customer account (idem for Vendor and Contact accounts)

Remember that in classic version of Dynamics NAV...

You will find the "VAT Reg. No. Formats" button in the "Country/Region" form.

See you soon!

El nº reg. IVA introducido no es acorde con el formato...

Hola de nuevo!

En función del Cód. país/región de un Cliente, Proveedor, Banco o Contacto,  puedes configurar un formato de CIF/NIF, de forma que al introducir un valor, si el formato no coincide con el que has definido, el sistema muestre un mensaje de error similar al siguiente:

El nº reg. IVA introducido no es acorde con el formato especificado para el Cód. país/región ES.

Los siguientes formatos son aceptables: ES########@, ########@

Versión clásica:

Versión Role Tailored:

Los formatos pueden configurarse desde la página "País/región". Para cada línea puedes acceder a "Información relacionada" y de aquí a "Formatos CIF/NIF".

Página de países:

Página "Formatos CIF/NIF", donde el carácter # corresponde a valor numérico, y @ corresponde a letra:

Y en la versión clásica de Dynamics NAV...
El formulario de países dispone del botón "País/Región" con el cual podrás acceder al formulario de "Formatos CIF/NIF"

Hasta pronto!

Diario cartera: Por favor, registre las líneas del Diario

Hola de nuevo!

Si utilizas el módulo de Cartera (versión española), es posible que alguna vez hayas recirculado un documento cerrado. Al hacerlo, el apunte contable correspondiente no se registra directamente, sino que el sistema muestra por pantalla el diario con la propuesta del apunte a registrar. En este momento es posible añadir gastos de comisiones, modificar el vencimiento, etc..

En cualquier caso, si no se registra el diario y se intenta cerrar la página abierta, aparece el siguiente mensaje:

Por favor, registre las líneas del Diario. Si no, podrían aparecer inconsistencias en los datos.

¿A que inconsistencias se refiere?

La respuesta está en los movimientos de cliente. Los valores de las columnas  "Situación documento" y "Estado documento" ya han sido actualizados e informan que el efecto ha sido recirculado. Con lo cual, si no registramos el diario, estaremos provocando descuadre entre la contabilidad y la gestión.

Y RECUERDA:

Si has conseguido cerrar la página del diario sin registrar, todavía estás a tiempo de hacerlo. En caso de que hayas eliminado las líneas del diario, deberás crearlas manualmente si quieres cuadrar la contabilidad con la gestión.


Hasta pronto!

Deleted document

Have you ever seen an error message like this? Are you trying to delete a not posted document?

"Deleting this document will cause a gap in the number series for posted invoices. An empty posted invoice 103061 will be created to fill this gap in the number series.
Do you want to continue?"

 

Maybe you understand what it means but, what's happening?

Suppose you're trying to register a sales invoice but the system cancels the post because you haven't filled "Document external No." field.

 

 

You can think that, as the action was cancelled, nothing has changed in the document but it's not. In the header document ,"Posting No." field has been automatically filled (You can check it by clicking "About This Page" and "Table Fields" in the Role Tailored version, or by clicking Tools / Zoom in the classic version). So the invoice series has been incremented by one position.
Anyway, if you finally delete the document without posting, you can cause a gap in the number series for posted invoices and in order to avoid this, the system creates a posted invoice with the "Posting No." number. It's a posted invoice which only has one line, description equals to "Deleted document" and of course, it has not ledger or item entries.

Hope be useful,

See you soon!

Line 10000 of the shipment which you are attempting to invoice...

Hi all!
Have you ever seen an error message like this?

We're creating invoices, using "Get Shipment Lines" function. By the moment we don't post any document but, we create them so fast that we don't realize we have created the same invoice twice.
The first invoice can be posted without problem but if you try to post the second one the system returns the error:

"Line 10000 of the shipment XXXXX, which you are attempting to invoice, has already been invoiced"

You'll have to use the document to post a different one.

Hope be useful!
See you soon!